Artykuł

freeimages.com freeimages.com
lut 26 2015
0

8 narzędzi przydatnych w pracy grupowej

Przez długi czas w mojej karierze w branży IT, pracowałem w małej firmie. Taka praca ma swoje wady i zalety, ale dla mnie największym problem był fakt, że nie bardzo miałem możliwości nauczenia się pracy w grupie. Sytuacja zmieniła się diametralnie w ubiegłym roku, kiedy to zmieniłem firmę na większą, gdzie większe są również same projekty. W praktyce, w krótkim czasie musiałem nauczyć się przynajmniej podstaw pracy grupowej.

Praca w zespole nigdy nie jest łatwa, szczególnie jeśli w grupie mamy osoby z innych działów, czy ludzi o innych charakterach, ale nie to jest największym wyzwaniem w takim przypadku. Najtrudniejszym zadaniem jest bowiem, organizacja pracy w taki sposób, by produkt się rozwijał, a wszystkie osoby zaangażowane w jego wytworzenie miały zajęcie i nie wchodziły jednocześnie w drogę innym członkom projektu.

Jak tego dokonać? Odpowiednio planując i wykorzystując gotowe systemy/aplikacje, które należycie użyte, mogą w wymierny sposób usprawnić planowanie zadań oraz komunikację. Dziś chciałbym przedstawić 8 takich rozwiązań.

1. Asana

Asana to jedno z prostszych narzędzi, które możemy wykorzystać w pracy grupowej do planowania zadań. Cały system jest nie jest przesadnie skomplikowany i opiera się on na delegowaniu zadań w obrębie wcześniej utworzonych projektów.

Dla każdego zadania możemy określać jego datę zakończenia - będzie ona widoczna w kalendarzu. Zadanie możemy również przepinać na inne osoby w trakcie jego wykonywania. Możliwe jest również tworzenie podzadań.

Największym brakiem Asany, jest brak jakiejkolwiek funkcjonalności, która pozwalałaby na logowanie czasu pracy.

Asana przyda się zespołom, które wcześniej nie miały jakiegokolwiek systemu tego typu.

  • WWW: Asana
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: Android, iOS

2. Doit.im

O Doit.im na łamach tego blogu pisałem już nieraz. Jest to świetne narzędzie, które bardzo dobrze implementuje metodę Getting Things Done. Z założenia z Doit.im możemy korzystać pojedynczo, ale system bardzo dobrze sprawdza się również w pracy grupowej - wystarczy przypisywać zadania, do dodanych wcześniej kontaktów.

Doit.im bardzo dobrze implementuje założenia metody GTD, dlatego też korzystając z tego produktu, możemy tworzyć własne projekty oraz konteksty. Każde zadanie może mieć ustawiony priorytet, dodane podzadania, komentarze, czy opis z Evernote. Jest to więc dobra alternatywa dla opisywanej wcześniej Asany, która w pewnym sensie narzuca również pewien zwinny styl pracy (chodzi mi tutaj o zapisywanie zadań, ich realizację, a także przegląd).

  • WWW: Doit.im
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: Android, iOS, Windows, Mac OS X

3. Evernote

Evernote to bardzo popularny, sieciowy notatnik, który wielu osobom kojarzy się raczej z prywatnym notatnikiem. Tymczasem jest to bardzo dobre narzędzie do pracy grupowej. Od niedawna znajdziemy tutaj bowiem funkcję Work Chat, dzięki której możemy rozmawiać z innymi współpracownikami i dzielić się notatkami w szybki sposób. Oczywiście nad tekstami może pracować kilka różnych osób (niestety ta funkcjonalność jest trochę ograniczona w wersji darmowej).

  • WWW: Evernote
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: Android, iOS, Windows, Windows Phone, Mac OS X

4. Jira

Jira to system z którego od pewnego czasu korzystamy na stałe w pracy. W praktyce wyparł on takie rozwiązania jak Asana, czy Trello. Jira oferuje rozbudowany model zadaniowy. Możemy tworzyć taski różnych typów, a także podzadania. Nie ma w tym przypadku również żadnych problemów z logowaniem czasu pracy, delegowaniem zadań, przypisywaniem komponentów itp.

Ogromnym plusem Jiry jest wsparcie dla metodyk zwinnych. Z poziomu tego systemu dużo łatwiej jest pracować ze Scrumem. Mnogość opcji, które można tutaj znaleźć, bywa przytłaczająca w początkowej fazie użytkowania tego produktu. Na szczęście system jest dosyć intuicyjny, dzięki czemu wspomniane wyżej uczucie, szybko mija.

Jira nie posiada wersji darmowej i zasadniczo dostępna jest w dwóch modelach:

  • Usługi hostowanej na serwerach Atlassian
  • Usługi hostowanej na własnym serwerze

W pierwszym przypadku płacimy stały, miesięczny abonament, którego wielkość uzależniona jest od liczby użytkowników. W drugim natomiast, płacimy jednorazową opłatę, której wielkość również powiązana jest z docelowym wolumenem odbiorców systemu.

Drugi wariant jest w tym przypadku zdecydowanie korzystniejszy o ile oczywiście mamy własną infrastrukturę.

  • WWW: Jira
  • Dostępna wersja darmowa? Nie - tylko ograniczona wersja próbna
  • Aplikacje: brak oficjalnych

5. Redmine

Redmine to drugi z systemów, które obecnie wykorzystujemy w pracy. Rozwiązanie to, w głównej mierze stosowane jest do pracy z klientem. Za pomocą tego systemu, klienci mogą zgłaszać zadania rozwojowe, wsparcia, czy też ewentualne błędy. Redmine do tego celu nadaje się idealnie, ponieważ ma kilka przydatnych cech:

  • Pozwala na określanie wyceny oraz logowanie czasu pracy - przydatne do rozliczeń z klientem
  • Umożliwia tworzenie projektów, które są widoczne tylko dla uprawnionych osób (rozwinięty system uprawnień)
  • Możliwe jest delegowanie zadań innym uczestnikom projektu

Ogółem jest to prosty i elastyczny system i choć wizualnie nie powala, to w praktyce jest to dobre rozwiązanie, które idealnie się u nas sprawdza.

  • WWW: Redmine
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: brak oficjalnych

6. Slack

Slack to w pewnym sensie ostatni krzyk mody. Dużo się mówi o tym sieciowym komunikatorze, który sprawdza się szczególnie w firmach - tudzież w innych zorganizowanych społecznościach. Istotą Slacka są rozmowy grupowe prowadzone na kanałach, które przypominają popularny swego czasu IRC. Taki kanał można założyć dla użytkowników, którzy pracują w jednym projekcie. Oczywiście możliwe są rozmowy jeden na jeden.

Wielkim plusem Slacka, jest możliwość integracji tego systemu z wieloma zewnętrznymi rozwiązaniami. Możemy się połączyć właściwie z większością narzędzi, które znajdują się w tym tekście i z wieloma innymi, o których tutaj nie wspomniałem.

  • WWW: Slack
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: Android, iOS

Trello

Trello to ciekawe rozwiązanie, które pozwala na stworzenie tablicy kanbanowej (na temat Kanbana pisałem wcześniej tutaj). Takich tablic możemy mieć wiele - każda do jednego projektu, działu itp. Na każdej z nich, możemy utworzyć dowolną liczbę list. W praktyce listy są często wykorzystywane do utworzenia kategorii, w których znajdują się:

  • Zadania do zrobienia
  • Zadania w toku
  • Zadania zakończone

Zadania umieszczane na listach możemy odznaczać, komentować i delegować. Możemy również określać datę ich zakończenia. Taki rodzaj pracy często można spotkać w wielu firmach - w łatwy sposób można śledzić kto nad czym aktualnie pracuje.

  • WWW: Trello
  • Dostępna wersja darmowa? Tak
  • Aplikacje: Android, iOS, Windows 8

8. Usługi Google

W ostatnim punkcie dzisiejszego wpisu, chciałbym wspomnieć o Google Apps dla firm. Obecnie korzystamy z tego rozwiązania w Insysie i sprawdza się naprawdę dobrze. Kluczowe w naszym przypadku są 4 usługi:

  • Hangouts - komunikacja 1 na 1, czasem rozmowy grupowe
  • Dysk Google - tworzenie dokumentacji, arkuszy itp. Bardzo dobrze działa tutaj kolaboracja i śledzenie zmian
  • Gmail - wiadomo
  • Kalendarz Google - tworzenie wydarzeń na które zapraszani są inni użytkownicy, zapisywanie urlopów itp.

Muszę przyznać, że usługi Google bardzo dobrze sprawdzają się w wymienionych wyżej zadaniach i mogą znaleźć zastosowanie zarówno w małych jak i dużych firmach.

  • WWW: Google Apps
  • Dostępna wersja darmowa? Nie, ale można sprawdzić rozwiązania na darmowym koncie
  • Aplikacje: Android, iOS

Podoba Ci się ten wpis? Powiedz o tym innym!

Send to Kindle

Komentarze

blog comments powered by Disqus