Artykuł

office.microsoft.com/pl-pl/word/ office.microsoft.com/pl-pl/word/
maj 05 2010
0

Formatowanie dokumentów i prac w Wordzie

Ostatni czas, zainspirował mnie do napisania tekstu, trochę odmiennego od tych znajdujących się dotychczas na łamach tego bloga, ale chodzi tu o rzecz ważną, która wydawałaby się z jednej strony banalną czyli formatowanie prac magisterskich, dyplomowych oraz wszelkich dokumentów tworzonych w Wordzie. Ponieważ sam ostatnio ukończyłem moją pracę magisterską, jak również poprawiałem formatowanie w kilku pracach moich znajomych to uznałem, że warto o tym pisać, ponieważ wielu osobom niestety brakuje świadomości jak ważny jest to element każdego dokumentu i z uporem maniaka używają w całej pracy styl Normalny... Nie uważam się za eksperta w tej tematyce, ale postaram się tu wypisać kilka z moich osobistych doświadczeń. Gotowy plik .doc zawierający style utworzone w tym tekście znajdziecie w dziale Download. Niniejszy tekst napisano w oparciu o Worda w wersji 2007.

Style, style, style...

Aby wygrać z Wordem, należy zaprzyjaźnić się ze stylami i to niekoniecznie tymi domyślnie zdefiniowanymi w Wordzie widocznymi w panelu Style. Będąc w głównym oknie aplikacji, klikamy na strzałkę umieszczoną w prawym dolnym rogu panelu Style. Na ekranie pojawi się nowe okienko. Całość powinna prezentować się mniej więcej tak jak na screenie:

W nowo otwartym okienku, możemy edytować i kasować istniejące style oraz dodawać nowe.

Aby edytować określony styl, klikamy na niego prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję Modyfikuj. Na ekranie ukaże się nowe okienko.

Na nowo otwartym oknie warto zwrócić uwagę na następujące elementy:

  • Nazwa - nazwa stylu
  • Typ stylu - determinuje zastosowanie stylu, styl może być używany np. tylko do znaków, tylko do akapitów lub w sposób mieszany (najbardziej uniwersalny)
  • Styl na podstawie - bardzo ważna opcja, wybieramy jeden z istniejących styli, z którego chcemy odziedziczyć cechy. Jest to szczególnie przydatne np. w przypadku nagłówków
  • Styl następnego akapitu - opcja pozwala na wybranie stylu, jaki ma się pojawić po naciśnięciu Entera. Np. logicznym posunięciem w przypadku Nagłówków będzie wybranie stylu Normalnego oznaczającego, że pod tym nagłówkiem pojawi się jakaś sensowna treść
  • Panel formatowania - ustalamy tutaj podstawowe parametry określonego stylu, np. czcionkę, jej wielkość, kolor itd.
  • Dodaj do szybkich stylów - zaznaczamy tę opcję, kiedy chcemy by styl był widoczny na pasku styli widocznym na wstążce Narzędzia główne
  • Tylko w tym dokumencie / W nowych dokumentach na podstawie tego szablonu - wybieramy zależnie, jeśli styl ma się powtórzyć w innych dokumentach, lub nie
  • Formatuj - przycisk ten daje dostęp do szerszych opcji formatowania czcionek, akapitu, tabulatorów itp...

Style można również modyfikować w inny sposób. Przykładowo, gdy napisaliśmy akapit tekstu w stylu Normalnym, ale potem zmodyfikowaliśmy jego czcionkę, tabulatory, jakieś inne ustawienia, to możemy zaznaczyć taki tekst, a następnie w oknie styli klikamy prawym przyciskiem myszy na określonym stylu i wybieramy opcję Aktualizuj nazwa_stylu zgodnie z zaznaczeniem, gdzie nazwa_stylu to wybrany przez nas styl.

Aby dodać nowy styl, klikamy na pierwszy z lewej przycisk znajdujący się na samym dole Nowy styl. Na ekranie pojawi się nowe okienko, wyglądające właściwie identycznie jak okno edycji stylu, widoczne na screenie 2. Możemy teraz wybrać czy chcemy utworzyć styl na podstawie innego stylu, czy też nie. Wszystkie opcje, omówiłem przy okazji omawiania edycji stylu.

Wstępne ustawienia styli i dokumentu

Na początku, warto zadbać o podstawowe ustawienia dokumentu, takie jak marginesy i style. Zaczniemy od marginesów.

Ponieważ wpis ten skierowany jest przede wszystkim dla twórców wszelakich plac licencjackich, magisterskich itp., zaprezentuje tutaj mechanizm tworzenia marginesów lustrzanych.

Wchodzimy na wstążkę Układ strony, następnie wybieramy z opcji Marginesy, a następnie Lustrzane. Na ekranie pojawi się nowe okienko, wypełniamy je dokładnie tak jak na screenie poniżej. Warto tutaj zwrócić uwagę, że marginesy lustrzane przydają się gdy drukujemy dokumenty dwustronnie. W przeciwnym razie powinniśmy zachować ustawienia wymiarów marginesów, ale wyłączyć opcję marginesów lustrzanych.

Kolejnym etap naszych działań, to ustawienie podstawowych styli: Normalnego oraz kilku nagłówków. Zaczniemy od stylu normalnego.

Jest to prawdopodobnie jeden z najważniejszych styli wykorzystywanych w pracy. Przyjęło się, że pracy pisze się czcionką Times New Roman, rozmiar 12, odstępy między wierszami 1,5. Napiszmy teraz jakiś przykładowy tekst, przestawmy czcionkę na Times New Roman o wielkości 12. Następnie, cały czas mając zaznaczony tekst klikamy na strzałkę znajdującą się w widoku akapitu na głównej wstążce, otworzy ona okno ustawień akapitu.

Musimy teraz ustawić formatowanie akapitu. Usuwamy wszystkie odstępy, ustawiamy pierwszy wiersz wysunięty na 1,25cm (nigdy nie stosujmy w tym celu klawisza Tab lub spacji!). Ustawiamy również interlinie na 1,5 wiersza. Wszystkie ustawienia zaprezentowane zostały na screenie poniżej. Następnie, po zatwierdzeniu zmian, klikamy prawym przyciskiem myszy na stylu Normalny i wybieramy opcję aktualizacji na podstawie zaznaczenia.

Kolejnym etapem naszej pracy, jest ustawienie styli dla nagłówków.

Ustawienia nagłówków

Rozpoczniemy od nagłówka 1. Ustawiamy interesujący nas styl. Np.: Times New Roman, 16pkt, kolor czarny, pogrubienie, brak odstępów, wysunięć. W przypadku nagłówka 1, warto również aktywować opcję Podział strony przed. Możemy ją znaleźć w opcjach akapitu, na zakładce Podziały wiersza i strony.

Dzięki temu, każdy nowy rozdział pracy rozpoczniemy od nowej strony. Następnie, musimy zadbać o numerację. Aktywujemy numerację na panelu akapitu (najlepiej wybrać drugą z dostępnych opcji), a następnie w podmenu Zmień poziom listy, wybieramy pierwszy dostępny. Teraz możemy już zaktualizować styl Nagłówka 1, w znany dobrze nam sposób.

Powtarzamy operację dla Nagłówka 2 i Nagłówka 3 (Nagłówek 3 (i kolejne), pojawi się na liście styli wtedy, kiedy zaczniemy edytować Nagłówki stojące nad nim wyżej w hierarchii). Dla kolejnych nagłówków, zmieniamy oczywiście poziom listy, odpowiednio na drugi i trzeci. Ważne, aby wszystkie nagłówki znajdowały się na jednej liście wielopoziomowej. Możemy to sprawdzić w opcjach listy wielopoziomowej dostępnych również w panelu akapit.

W przypadku nagłówka drugiego i trzeciego nie ustawiamy opcji podziału strony przed.

Warto jeszcze utworzyć dwa nagłówki dodatkowe. Pierwszy z nich, będzie nagłówkiem, który nie trafi do spisu treści. Aby utworzyć taki nagłówek, wpisujemy jakiś tekst, ustawiamy dla niego style identyczne jak w przypadku dla nagłówka pierwszego, z tym że nie stosujemy w tym przypadku numeracji. Taki nagłówek, dodajemy teraz przyciskiem dodawania styli, w rezultacie powinniśmy uzyskać coś podobnego, do stanu widocznego na screenie poniżej. Zatwierdzamy okienko, styl zostaje dodany.

Drugi styl tworzymy na podstawie nagłówka 1. Pozbawiony on będzie numeracji (można go wykorzystać np. do oznaczenia bibliografii). Klikamy na przycisk dodawania stylu, pojawi nam się dobrze znane okienko. Wybieramy styl na podstawie - Nagłówek 1, ustalamy nazwę, a następnie usuwamy numerację. Aby to zrobić, klikamy na przycisk Formatuj, a następnie wybieramy opcję Numerowanie. W oknie, które się pojawi wyłączamy numerację. Zatwierdzamy wszystkie zmiany i dodajemy tym samym nowy styl.

Wstawianie obrazów

Obrazy zasadniczo wstawiamy na dwa sposoby:

  • Z pliku
  • Rysujemy za pomocą auto-kształtów

Pierwszy sposób oczywiście banalny. W drugim przypadku operacje rysowania zawsze powinniśmy rozpocząć od umieszczenia w dokumencie kanwy rysunku, wstążka Wstawianie, następnie Kształty i na samym dole listy rozwijanej, znajdziemy opcję Nowa kanwa rysunku. Kanwa umożliwi trzymanie naszego rysunku w całości. Unikniemy np. rozjechania rysunku w sytuacji, gdy ilość tekstu przed nim ulegnie zmianie (rysunek bez kanwy mógłby pojawić się np. na dwóch stronach...).

Każdy rysunek, należy podpisać. Możemy to zrobić poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na rysunku i wybraniu opcji Wstaw podpis. Na ekranie pojawi się nowe okienko, jego poprawnie ustawienie jest bardzo ważne. Z listy rozwijanej, wybieramy typ etykiety (w tym przypadku oczywiście Rysunek), następnie wybieramy położenie (dla rysunków poniżej) odznaczamy opcję Wyklucz etykietę z podpisu - jeśli jest zaznaczona. Następnie, klikamy na przycisk Numerowanie. Pojawi się nowe okienko, które również widoczne jest na screenie poniżej. Są to opcje automatycznego numerowania. Ważne jest, aby do każdego rysunku, dołączał się numer rozdziału. Separatorem powinna być kropka - patrz ustawienia na screenie. Zatwierdzamy wszystkie okna i uzupełniamy podpis rysunku jakimś tytułem np.

Rysunek 1.1: Mój cudowny obrazek

Świeżo dodany przez nas podpis, jest oznaczany przez Worda stylem Legenda. Niestety nie jest on wyśrodkowany, choć powinien. Centrujemy tekst, a następnie aktualizujemy styl aby nie mieć więcej takich niespodzianek.

Wstawianie tabel

Tabele wprowadzamy w oczywisty sposób. Również w tym przypadku, musimy dodać podpis. Podpis do tabel, powinien znajdować się u góry tabeli, oczywiście również należy wybrać etykietę Tabeli. Jeśli chcielibyśmy skorzystać z innej etykiety, bo np. wykorzystujemy tabele do publikacji listingu kodu, to możemy zawsze dodać nową etykietę na ekranie dodawania podpisu.

Numeracja stron

Nasza praca, powinna zawierać również numerację stron. Aby dodać numerację, wchodzimy na wstążkę Wstawianie, następnie wybieramy Numer strony, Dół strony, a potem interesujący nas rodzaj numeracji.

Word uruchomi teraz opcje edycji numeracji. Warto ustawić je tak jak na screenie. Dzięki temu wyłączamy numerację na stronie tytułowej oraz ustawimy inne numeracje dla stron parzystych/nieparzystych - przydatne dla marginesów lustrzanych.

Spis treści, rysunków, tabel...

Jeśli wszystko zrobiliśmy dobrze, to możemy nasze dzieło zwieńczyć spisem treści. Spis treści oczywiście wstawimy automatycznie. Wchodzimy na wstążkę Odwołania i na samym początku, rozwijamy opcje Spisu treści. Wybieramy opcję Tabela automatyczna 2.

Zostanie utworzony spis treści. Bardzo możliwe, że będzie on rozjechany. Jeśli tak, to należy w stylach Spis treści 1, Spis treści 2 itd. usunąć wszelkie wysunięcia tekstu, oczywiście potem zaktualizować te style.

Ponieważ numery stron będą się zmieniać wraz z rozwojem naszej pracy, co jakiś czas powinniśmy zaktualizować spis. Aby to uczynić, należy kliknąć myszką w obrębie spis, a następnie nacisnąć przycisk F9. Wybieramy opcję Aktualizacji całego spisu. Spis zostanie zaktualizowany. Spis, możemy również z poziomu wstążki Odwołania.

W zakładce Odwołania, możemy jeszcze dodać spis ilustracji, tabel oraz wszelkich elementów, które mają swoje etykiety. Aby to uczynić, wybieramy opcję Wstaw spis ilustracji. W nowo otwartym oknie wybieramy rodzaj etykiety, do której ma się odnosić spis. Np. rysunek, tabela itp. Spis zostanie dodany, reguły i style są takie jak w przypadku spisu treści.

Koniec

Mam nadzieję, że ten skrótowy poradnik, choć w małym stopniu przybliżył technikalia Worda. Jak już wspomniałem, gotowy dokument, korzystający z elementów zawartych w tym tekście można znaleźć w dziale Download.

Na koniec mała rada, jeśli coś możemy zrobić w Wordzie automatycznie, to zróbmy to, a naprawdę ułatwi nam to pracę. Korzystajmy ze spisów, odwołań, odsyłaczy, a życie będzie z Wordem będzie łatwiejsze:)

Reklama - Kurs Word 2010 esencja

Data ostatniej modyfikacji: 26.06.2014, 14:14.

Podoba Ci się ten wpis? Powiedz o tym innym!

Send to Kindle

Komentarze

blog comments powered by Disqus