Artykuł

wrz 30 2012
0

Getting Things Done - porady na szybki start

Z pewnością wielu z Was przynajmniej raz w życiu pomyślało sobie czemu ta doba jest taka krótka? Natłok zadań bywa przygnębiający, szczególnie jeśli taki stan rzeczy utrzymuje się przez pewien dłuższy okres czasu, lub co gorsza jest to zjawisko permanentne. Zatem należy sobie zadać proste pytanie - jak żyć?

Jeśli problem w mniejszym lub większym stopniu Was dotyczy, możecie spróbować sięgnąć po metodę Getting Things Done opracowaną przez Davida Allena - cenionego w świecie trenera kadry menadżerskiej.

Metoda GTD to jedno z wielu tego typu rozwiązań, jednak niewątpliwą zaletą sposobu opracowanego przez Allena są proste reguły oraz wyraźna szansa na poprawienie efektywności. Książka, która opisuje zasady działania GTD jest już światowym bestsellerem, a samo rozwiązanie może zaimplementować w pewien określony sposób praktycznie każdy z nas.

Nie będę w tym wpisie tłumaczył dokładnie o co w tej metodzie chodzi (odpowiednich kursów w sieci (również w PL) jest całe multum), postaram się za to raczej skupić na pewnych niuansach związanych z poszczególnymi elementami GTD, które czasem łatwo przegapić.

Istota metody Getting Things Done

Zanim przejdziemy do meritum, muszę jednak choćby minimalnie nadmienić o co w tym całym GTD chodzi, a chodzi przede wszystkim o efektywne realizowanie zadań. Stosując metodę Allena, zawsze powinniśmy mieć pewność, że określone zadanie jest właśnie tym które powinniśmy realizować dokładnie w tej chwili.

Żeby zyskać kontrolę nad przepływem zadań, musimy je w pewien sposób skatalogować. W GTD wprowadzono kilka różnych rodzajów grupowań:

  • Według kalendarza (dziś, jutro, w najbliższym czasie, kiedyś itd.)
  • Według kontekstu (dom, biuro, komputer, telefon, miasto itd.)
  • Według projektu
  • Według priorytetu (niski, średni, wysoki)

Takie podejście daje nam wiele możliwości. Pierwszeństwo u mnie mają zawsze te sprawy, które przeznaczone są na dzisiejszy dzień i które mają wysoki priorytet, ale to nie wszystko. Jeśli załóżmy wybieram się dzisiaj do miasta celem realizacji określonego zadania, to warto również sprawdzić kontekst Podróż pod kątem innych potencjalnych zadań, które mógłbym zrealizować przy okazji.

Jeśli muszę dziś zrealizować zadanie z pewnego określonego projektu, być może znajdę tam kilka innych czynności, które będę w stanie szybko zrealizować i tym samym zamknąć projekt.

Na Getting Things Done powinniśmy zatem patrzeć globalnie, pod kątem wszystkich dostępnych rodzajów grupowań. Jeśli nie będziemy tego robić i skupimy się np. tylko na kalendarzu, to nasza efektywność podupadnie. Skutkiem tego będzie prawdopodobna strata czasu i pieniędzy spowodowana choćby częstymi wyjazdami do miasta.

Aby dobrze żyć z GTD, warto regularnie prowadzić tzw. przeglądy tygodniowe. Dzięki temu zweryfikujemy istniejące zadania w skrzynce spraw przychodzących i ustalimy cele na najbliższe dni (najbliższe zadania). Być może zdecydujemy się także na realizację jakiegoś dużego zadania, które dotychczas czekało na swoją kolej. Może się również zdarzyć, że jakieś zadania czy projekty skreślimy już na dobre.

Z pozoru brzmi to wszystko trochę abstrakcyjnie - w praktyce nie jest tak źle, a w krótkim okresie czasu, można się bardzo szybko przekonać do tego systemu. Oczywiście, to krótkie wprowadzenie nie oddaje tego czym tak naprawdę jest GTD, dlatego też zachęcam do zapoznania się z zawartością książki, lub choćby z licznymi kursami, które można znaleźć w sieci (choćby na stronie Lifehacking.pl).

Porządne oprogramowanie

Książka Davida Allena, którą ja osobiście miałem okazję czytać, została wydane w 2001 roku. W świecie produktywności są to całe wieki, a jeśli włączyć do tego powiązania z IT, to jest to po prostu przepaść, dlatego też pewne rzeczy warto uaktualnić.

Allen w swojej książce pisze o różnych pojemnikach na poszczególne dni, sprawy przychodzące, projekty itp. W momencie czytania wydaje się to być całkiem sensownym rozwiązaniem, z drugiej jednak strony w dobie Cloud computingu i mobilnych technologii, aż żal nie skorzystać z nowoczesnych rozwiązań dostarczonych przez technologię. Dlatego też osobiście korzystam z systemu/aplikacji Doit.im.

Doit.im ma świetną aplikację webową, a oprócz tego wersję na Androida, iOS, MacOS, a wkrótce także klienta Windows.

W aplikacji uwzględnione zostały wszystkie kluczowe elementy metody. Dzięki swojej dostępności Doit.im możemy mieć ze sobą wszędzie, a komfort pracy jest z pewnością dużo większy, aniżeli w rozwiązaniu analogowym proponowanym przez Davida. Jeśli Doit.im Wam nie odpowiada, zachęcam do poszukania innych rozwiązań - jest tego cała masa w sieci:)

Zapisywanie zadań

Zgodnie z tym co pisze David, powinniśmy zapisywać każde - nawet najmniejsze zadanie. Jednocześnie mówi nam o zasadzie dwóch minut - jeśli daną czynność można zrealizować w czasie mniejszym niż 2 minuty, to warto zrobić to od razu. Z początku używania GTD, sam trochę naginałem tą zasadę. Wydawało mi się, że pewnych prostych zadań nie warto zapisywać, że będę np. pamiętał by odebrać jakąś rzecz, lub zadzwonić w określone miejsce i to był poważny błąd.

Jak tylko zabrałem się za robienie kolejnej rzeczy, to zaczynałem myśleć, co też jeszcze miałem zrobić - gdzie zadzwonić i co odebrać. Być może w większości przypadków przypominałem sobie to co miałem docelowo zrobić, jednak w praktyce zabierało mi to cenny czas i przede wszystkim wprowadzało element dekoncentracji w aktualnie realizowanym zadaniu.

Co daje nam więc zapisywanie wszystkiego co popadnie? Przede wszystkim spokój i czysty umysł. Jeśli będziemy mieli zaufanie do systemu, to będziemy mogli się w spokoju zając realizacją określonej czynności, wiedząc jednocześnie, że robimy dokładnie to co w danej chwili należało zrobić.

Odpowiedni dobór kontekstów

Konteksty to jeden z ważniejszych elementów metody GTD i poświęcono im spora miejsca w samej książce. Znalazło się również kilka propozycji dla standardowych kontekstów:

  • Rozmowy telefoniczne
  • Przy komputerze
  • W podróży
  • Działania biurowe
  • W domu
  • Agendy (ludzie, spotkania)
  • Przeczytaj/przejrzyj

Jeśli się chwilę przyjrzymy tej liście, to wydaje się być ona całkiem sensowna i z pewnością w mniejszy lub większy sposób każdy z Was dopasuje ją do swoich potrzeb. Warto jednak tutaj zwrócić uwagę na dwa aspekty. Po pierwsze, powyższe konteksty zostały dopasowane pod kątem menadżerów, z którymi na co dzień pracował Allen. Po drugie, również w tym przypadku da się zauważyć pewien upływ czasu. Moim zdaniem więcej uwagi warto byłoby poświęcić komputerowi (oraz innym tego typu urządzeniom). Wszystko jednak zależy od Waszej pracy i codziennych zajęć.

Mój zbiór kontekstów wygląda tak:

  • Agenda
  • Biuro
  • Dom
  • Komputer
  • Komputer - dom
  • Komputer - praca
  • Podróż/miasto
  • Przegląd
  • Telefon

Główną modyfikacją było w tym przypadku rozszerzenie kontekstów związanych z komputerem. Uzasadnienie jest proste. Pewnych czynności nie zrobię przed dowolnym komputerem. Projektu z pracy nie zrobię w domu, czy w kafejce internetowej, a posty na bloga też raczej nie napiszę nigdzie indziej niż w domu. Jeśli czynność, może być zrealizowana na dowolnym komputerze, to trafia właśnie do kontekstu Komputer.

Warto dokładnie się zastanowić nad doborem kontekstów. Z własnych doświadczeń wydaje mi się, że nie warto przesadzać z liczbą kontekstów. W moim przekonaniu, optymalnie nie powinno ich być więcej niż 10. Jeśli kontekstów będzie za dużo, czasem możemy mieć problem z poprawnym przydzieleniem zadania do odpowiedniej grupy, a sam proces decyzyjny przeciągnie się w czasie.

Istota projektów

Kiedy zaczynałem z GTD, termin projekt kojarzył mi się z czymś dużym - z grupą zadań, których realizacja trwa miesiącami. Moje podejście jest prawdopodobnie spowodowane specyfiką mojej pracy. W GTD termin projekt nabiera nowego znaczenia. W tym przypadku projektem określamy już nawet kilka prostych zadań, które sprowadzają się do rozwiązania określonego problemu. Wynika to trochę ze specyfiki samej metody, w której ciągle musimy wyznaczać kolejne atomowe zadania.

Hasło zrobić przegląd auta, tak naprawdę nie jest zadaniem, lecz projektem, który jest swego rodzaju kontenerem dla ciągu logicznie postępujących czynności. Musimy zatem nauczyć się rozbijać pewne większe cele, na mniejsze atomowe zadania.

W przypadku przeglądu auta, lista zadań mogłaby wyglądać tak:

  1. Zadzwonić do serwisu i umówić się na przegląd
  2. Wypłacić pieniądze na przegląd
  3. Zawieźć auto na przegląd przed pracą
  4. Odebrać auto

Z pozornie prostej czynności stworzyliśmy cztery konkretne zadania. Dzięki umieszczeniu ich w jednym projekcie, łatwiej będziemy w stanie je odnaleźć.

Co dalej?

Jeśli przeczytaliście książkę/kurs i powyższe porady, to nie pozostaje mi nic innego jak zachęcić Was do pracy, w nowym, lepszym zorganizowanym świecie:) Jeszcze raz polecam wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania, co w wymierny sposób może przyspieszyć stosowanie GTD dzięki lepszej mobilności. W razie jakichkolwiek pytań/wątpliwości/sugestii - zapraszam do komentarzy. Możecie również w tym miejscu napisać o Waszych sposobach na radzenie sobie z piętrzącą się listą zadań.

Podoba Ci się ten wpis? Powiedz o tym innym!

Send to Kindle

Komentarze

blog comments powered by Disqus